03.07.2021 tarihinde Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (‘’BTK’’) tarafından Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (‘’Tebliğ’’) ile birtakım yeni düzenlemeler yapılmıştır.
Tebliğ’in amacı ‘’kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin yapısına ve kayıtlı elektronik posta rehberinin oluşturulmasına, güncellenmesine, işletilmesine ve kullanılmasına ilişkin usul ve esasları’’ belirlemektir. Tebliğ , kayıtlı elektronik posta (‘’KEP’’) sistemini kuran ve işleten kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları ile bu sistemden hizmet alan tarafları kapsamaktadır.
Bu bağlamda Tebliğ’in tanımlar kısmında yer alan ‘’imza doğrulama verisi’’ Tebliğ’den çıkarılmıştır.
BTK tarafından merkezi KEP rehberi kurulacağı belirtilmiştir. Merkezi KEP Rehberi, kurum tarafından kurulacak ve gizliliği, bütünlüğü, erişilebilirliği sağlanarak işletilecektir.
Merkezi KEP Rehberi, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının (‘’KEPHS’’) sistemleri ile ilişkili olarak rehber kaydının oluşturulması, güncellenmesi, sorgulanması, doğrulanması vb. işlemler için kullanılacaktır.
“KEPHS” nedir?
Merkezi KEP Rehberi tüm kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılar (“KEPHS”) tarafından verilen KEP hesabı bilgilerinin güncelliğinin sağlanarak tek merkez üzerinden doğrulanması ve sorgulanabilmesi amacıyla Kurum tarafından işletilen rehber anlamına gelmektedir.
KEPHS’ler için birtakım yükümlülükler getirilmiştir. Bunlar;
Gerçek zamanlı olarak KEP rehberini güncel tutmak,
Merkezi KEP rehberine entegre olmak,
Merkezi KEP rehberi ile uyumlu çalışabilmek için gerekli tedbirleri almaktır.
Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları, kendi KEP rehberi kayıtlarında meydana gelen tüm değişiklikleri doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde merkezi KEP rehberine işleyecektir.
KEPHS, gerçek ve tüzel kişilere ilişkin kendi KEP rehberinde yer verdiği bilgileri eş zamanlı olarak merkezi KEP rehberine de işleyecektir.
KEPHS, gerçek kişinin rehber kaydının sorguya açık olup olmayacağına ilişkin onayını alır ve bu bilgiye rehber kaydında yer verir. Tüzel kişinin rehber kaydına, tüzel kişinin onayını almaksızın KEP rehberinde yer verecektir.
KEPHS Kendi KEP rehberine ilişkin tüm bilgilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayarak ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklayacaktır.
Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları, kendi KEP rehberi kayıtlarında meydana gelen tüm değişiklikleri doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde merkezi KEP rehberine işleyecektir.
KEPHS, merkezi KEP rehberinden yapmış olduğu tüm işlemlere ilişkin işlem kayıtlarını ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklamakla yükümlü olacaktır.
Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) oluşturulmuş ve Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistem olarak tanımlanmıştır.
